6 Möglichkeiten zur Optimierung des Zahlungs- und Forderungsmanagements in Unternehmen
In diesem Blogartikel beschreiben wir, wie mittelständische Unternehmen in den Bereichen Payment, Betrugsprävention und Forderungsmanagement ihre Prozesse langfristig optimieren und das Risiko eines Zahlungsausfalls minimieren können.
Insbesondere der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr gewinnt im Rahmen der Globalisierung zunehmend an Bedeutung. Für viele Unternehmen stellt die rasante Entwicklung des Payment-Sektors eine große neue Herausforderung dar. Unternehmen stellen sich zunehmend Fragen wie:
- Welche Zahlungsarten sind für mein Business wirklich wichtig?
- Wie schütze ich mich vor Zahlungsausfällen?
- Was soll ich tun, wenn meine Rechnungen trotz aller Präventivmaßnahmen doch nicht bezahlt werden?
Dabei verfolgen alle Unternehmen dasselbe Ziel: jederzeit den Überblick über die Zahlungsvorgänge zu behalten und die eigene Liquidität sicherzustellen.
Das Outsourcing des Zahlungs- und Forderungsmanagements an einen spezialisierten Partner ist dabei eine häufig genutzte Möglichkeit von Unternehmen, um diese Prozesse zu optimieren. Mit speziellen Softwarelösungen und der nötigen Branchenerfahrung können Payment Service Provider wie unser Kooperationspartner coin4 den Unternehmen die nötige Unterstützung bieten.
In enger Zusammenarbeit mit dem Outsourcingpartner wird für das jeweilige Unternehmen der optimale Payment-Mix zusammengestellt, der für die bestmögliche Conversion-Rate sorgen wird.
Um spätere Zahlungsausfälle zu vermeiden, ist es von Vorteil, die Bonität der Geschäftspartner genau zu kennen. Um sich einen besseren Eindruck zu verschaffen, gehen viele Unternehmen heute dazu über, die nötigen Informationen über die Geschäftspartner und Kunden im Vorhinein einzuholen.
Denn durch vorgelagerte Bonitätsprüfungen in Echtzeit kann das Risiko von Zahlungsausfällen bereits im Checkout-Prozess minimiert werden.
Ziel sollte es für jedes Unternehmen sein, ein Frühwarnsystem zu entwickeln, das potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen kann. Auf diese Weise können mittelständische Unternehmen ihre Chancen verbessern, pünktlich und ohne Risiko bezahlt zu werden.
Sollte es dann doch einmal zu ausstehenden Zahlungen kommen, kann das Kaufmännische Mahnwesen auch von dem Outsourcingpartner durchgeführt werden – im Idealfall wie bei coin4 sogar White-Label, also im Design des Unternehmens. Durch die optimierten, ausgeklügelten Verfahren können eigene Ressourcen eingespart und für das Kerngeschäft eingesetzt werden.
Im Falle eines tatsächlichen Zahlungsausfalls kann auch das anschließende Management zahlungsgestörter Forderungen durch den erfahrenen Outsourcingpartner erfolgen. Die Spezialisten sind darauf trainiert, mit kundenfreundlicher und imageschonender Kommunikation Ihre Forderungen zu realisieren, damit Sie am Ende dein Geld erhalten. Bei unserem Kooperationspartner coin4 liegt für die besonders beliebten aber als unsicher geltenden Zahlungsarten „Kauf auf Rechnung“ und „SEPA-Lastschrift“ die Zahlungssicherheit sogar bei 100%! Denn hierfür bietet coin4 eine Zahlungsgarantie – heißt, zahlungsgestörte Forderungen werden durch coin4 abgekauft und beglichen.
Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, ihr Zahlungs- und Forderungsmanagement zu optimieren?
Unsere speziell ausgebildeten Digitalisierungsberater*innen stehen mittelständischen Unternehmen mit Rat und Tat zur Seite und helfen in den Bereichen Payment, Betrugsprävention und Forderungsmanagement die Prozesse ihrer Kunden nachhaltig zu optimieren und damit Zahlungsausfallrisiken zu mindern.
1. Verbessern Sie den Cashflow und sorgen Sie für schnelle und pünktliche Zahlungen
Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Automatisierung und Zentralisierung von Zahlungsprozessen. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass Zahlungen schnell erfolgen, sondern auch, dass Sie einen besseren Überblick über Ihre Liquidität haben. Auf diese Weise können Sie flexibler auf Marktveränderungen reagieren und Ihre Finanzierungskosten optimieren.
Darüber hinaus bietet unser Partnerunternehmen die Möglichkeit der Nutzung von speziellen Online-Payment-Gateways an. Diese „Bezahl- Schnittstelle“ können Sie in Ihren Online-Shop oder in Ihre Webseite einbinden und somit schnell und unkompliziert Zahlungen über viele verschiedene Paymentmethoden entgegennehmen.
Lassen Sie sich die Rechnungen von Ihren Kunden nicht nur per Vorab-Überweisung begleichen, akzeptieren Sie zukünftig auch SEPA-Lastschrift, Kreditkarte und sogar Kauf auf Rechnung, ohne zusätzliche Risiken! Ihre Kunden werden es Ihnen danken und die Vertriebsergebnisse werden steigen.
2. Minimierung von Forderungsausfällen und Verbesserung der Kundenbeziehungen
Zahlungsausfälle haben für Unternehmen oft schwerwiegende Folgen. Zu dem Schaden, der durch die Nichtzahlung selbst entsteht, kommt noch der Verwaltungsaufwand hinzu, der mit dem Versuch verbunden ist, das Geld einzutreiben. Dies kostet Zeit und Mühe, die an anderer Stelle im Unternehmen produktiver eingesetzt werden könnte.
Um solche Verluste zu vermeiden, ist es wichtig, eine sogenannte Bonitätsprüfung zu starten. Machen sich ein klares Bild von der Kreditwürdigkeit Ihrer (potenziellen) Kunden und nutzen Sie diese Informationen bei der Auswahl der Geschäftspartner und der Vertragsgestaltung. Darüber hinaus ist es hilfreich, das Zahlungsverhalten und den Rechnungsstatus genau im Auge zu behalten.
Ein kompetenter Partner kann Sie mit allen notwendigen Informationen versorgen und Sie unterstützen, damit Sie Ihre Risiken so weit wie möglich minimieren können. Und das sogar in Ihrem Namen und in ihrem Design.
3. Optimieren Sie die Prozesse der Debitorenbuchhaltung (Kunden-Buchhaltung)
Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen können Sie eine deutliche Effizienz- und Qualitätssteigerung in Ihrer Kundenbuchhaltung erreichen. Sie haben alle wichtigen Informationen über Ihre Kunden auf einen Blick, vermeiden Fehler und sparen zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten. Darüber hinaus können Sie spezielle Funktionen zur Automatisierung des Mahnwesens nutzen. Damit entlasten Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern verringern auch das Risiko von Zahlungsausfällen erheblich.
Um sich einen besseren Eindruck zu verschaffen, nutzen viele Unternehmen heute eine spezielle Software und einen kompetenten Partner, um die notwendigen Informationen über die Kunden im Vorfeld einzuholen und im Bedarfsfall die Forderungen abzutreten.
4. Reduzieren Sie den Bedarf an Rechnungsfactoring oder Finanzierung
Die Tatsache, dass einem Unternehmen Geld geschuldet wird, bedeutet nicht, dass es dieses Geld automatisch und kurzfristig erhält. Um die Zeit bis zum Zahlungseingang zu überbrücken, werden oft Rechnungsfinanzierungen oder Factoring eingesetzt.
Im Gegensatz zur klassischen Rechnungsfinanzierung bieten Ihnen Unternehmen die Möglichkeit, Ihre Forderungen verbriefen zu lassen. Dies bedeutet, dass ein Finanzinstitut die Forderungen des Unternehmens gegen eine sofortige Zahlung übernimmt. Der Gläubiger treibt dann das Geld beim Schuldner selbst ein. Auf diese Weise haben Unternehmen ein „finanzielles Polster“ und können auch bei Zahlungsverzug ihrer Kunden sofort weiterarbeiten.
5. Verbessern Sie die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften
Um Ihr Unternehmen vor Datendiebstahl zu schützen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ist es wichtig, auch im Bereich der Zahlungsabwicklung entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Eine Möglichkeit dazu ist der Einsatz einer speziellen Software, die Kreditkartendaten bei der Übertragung verschlüsselt. Dies verhindert den unbefugten Zugriff auf die Kundendaten und schützt so sowohl Sie als auch Ihre Kunden vor möglichem Betrug.
6. Wie "Payment Service Provider" Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern und für Sicherheit im Zahlungsverkehr sorgen
Eine weitere Möglichkeit ist die Inanspruchnahme eines so genannten Payment Service Providers (PSP). Ein PSP ist ein Unternehmen, das sich auf die sichere Abwicklung von Online-Zahlungen spezialisiert hat. Sie können den gesamten Zahlungsvorgang an einen solchen Anbieter auslagern und so Ihre Risiken weiter minimieren.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die Risiken in Ihren Geschäftsprozessen minimieren können und gleichzeitig Ihren Kunden komfortable Zahlungsmethoden anbieten können? Unsere Berater*innen stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.