Datenauswertungen automatisieren – Warum Excel für Datenanalysen oftmals nicht mehr ausreicht…
Automatisierung ist die Zukunft
Wie kann es sein, dass immer noch so viele Unternehmen auf Excel setzen, um ihre Daten auszuwerten? Klar, jeder kennt es und es ist für bestimmte Aufgaben ein leistungsfähiges Tool und hat uns in den letzten Jahren treu gedient.
Excel ist es nach all den Jahren immer noch eine leistungsstarke Anwendung, aber die Welt hat sich weitergedreht und es gibt mittlerweile bessere Alternativen für die Auswertung von Unternehmensdaten. Analysen und Auswertungen können heute automatisiert werden, um mehr Zeit für die strategischen Aufgaben zu haben und Ressourcen zu sparen. Dazu muss man sich allerdings erstmal von Excel in einigen Bereichen der Unternehmensführung lösen.
Das ist gar nicht so schwer, wie man vielleicht denkt und mit den richtigen Tools ist es auch kein Problem, komplexe Analysen zu erstellen. Wenn Sie derzeit primär Excel nutzen, dann ist jetzt der Zeitpunkt, Prozesse und Lösungsanforderungen neu zu überdenken!
In diesem Blogartikel stellen wir vor, wie Unternehmen in die automatisierte Auswertung mit Power BI starten können.
Warum Excel oftmals nicht mehr ausreicht
Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm und keine Datenbank. Das heißt, dass es nicht darauf ausgelegt ist, große Datenmengen zu verwalten oder zu analysieren. Wenn Unternehmen wachsen und immer mehr Daten produzieren, sind die Grenzen von Excel schnell erreicht. Eine automatisierte Auswertung hingegen kann sehr viel mehr Daten verarbeiten und komplexere Analysen liefern.
Wenn Sie bisher mit Excel gearbeitet haben, wissen Sie sicherlich, wie mühsam, fehleranfällig und zeitaufwändig es sein kann, ständig neue Tabellen und Diagramme zu erstellen und zu aktualisieren. Mit einer automatisierten Auswertung können Sie diese Arbeit jedoch in kürzester Zeit erledigen. Ein weiterer großer Vorteil der automatisierten Auswertung ist, dass Sie Ihre Ergebnisse in Echtzeit sehen können. So können Sie sofort erkennen, welche Trends sich abzeichnen und welche Schlussfolgerungen Sie daraus ziehen können. Außerdem hilft es dabei, sich auf die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren. Statt Entscheidungen aufgrund von Bauchgefühl oder Vermutungen zu treffen, können Sie mit Hilfe von datengestütztem Reporting fundierte Entscheidungen treffen, die auf Fakten basieren. Mit allen Daten an einem zentralen Ort gibt es auch nur “die eine” Wahrheit und nicht verschiedene Versionen von Excel-Dateien aus den unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen.
Mit Power BI zur automatisierten Auswertung
Power BI ist eines der vielseitigsten und flexibelsten Tools auf dem Markt und ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen. Auch Einsteiger werden sich schnell damit zurechtfinden! Es kann Daten aus verschiedenen Quellen analysieren und visualisieren und ist perfekt für kleine und mittlere Unternehmen, die mehr aus ihren Daten herausholen wollen.
Zudem ist Power BI als Microsoft Tool Teil der Microsoft Power Plattform; es hat den Vorteil, dass es in Windows 365, und damit in den meisten Unternehmen bereits vorhanden ist und sich bestens in das Windows Ökosystem integriert.
Power BI ermöglicht es Ihnen, Daten aus verschiedensten Quellen zu importieren und zu analysieren. Dazu gehören unter anderem Excel-Tabellen, CSV-Dateien, Sharepoint Dateien, SQL-Datenbanktabellen und vieles mehr. Natürlich können Sie auch live auf die Daten Ihrer Unternehmensdatenbanken, z.B. auf Ihr ERP- oder CRM-System zugreifen und diese in Power BI importieren und analysieren.
Power BI bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, Daten zu analysieren und zu visualisieren. So können Unternehmen schnell erkennen, welche Bereiche optimiert werden müssen. Das Tool ist intuitiv bedienbar und lässt sich leicht an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen. Auch die Integration in bestehende Systeme ist unkompliziert möglich. Power BI ist somit ideal für Unternehmen, die effizienter arbeiten und ihr Potenzial voll ausschöpfen wollen!
Ein konkretes Beispiel
Stellen wir uns vor, wir sprechen mit Maria – sie ist in der Geschäftsführung eines Hotels. Sie hat viele Fragen, wenn es um Ihre Daten geht:
- Woher (aus welchen Regionen) kommen die Gäste?
- Wie verändert sich die Nachfrage nach Zimmerkategorie und Extrawünschen über die Zeit?
- Welche Monate haben die höchste Auslastung?
- Wie lange bleiben die Gäste durchschnittlich in den Hotels?
- Wie sehen die Buchungen nach Kundensegmenten aus?
- Wie viele Buchungen wurden storniert und welcher Monat hat die höchste Anzahl von Stornierungen?
Die Lösung für Maria ist ein Power BI Bericht, der automatisch alle relevanten Daten aus den verschiedenen verwendeten Systemen bezieht und einmal wöchentlich aktualisiert wird. So werden zunächst der IST-Zustand und die Vergangenheit betrachtet.
Als nächstes geht Maria dazu über, Fragen an die Zukunft zu stellen und Zusammenhänge zu finden:
- Wie ist die Nachfrage im kommenden Jahr getrennt nach Kundengruppen und Zimmerkategorien?
- Wo wird eine Über- und Unterbelegung vorhergesagt? Welche Faktoren haben den größten Einfluss auf eine Stornierung?
Auch diese Fragen können automatisiert und innerhalb von Power BI beantwortet werden.
Fazit
Eine automatisierte Auswertung als Excel-Nachfolge spart Zeit und Mühe und gestaltet Ihre Arbeit effizienter. Eine automatisierte Auswertung spart Zeit und Mühe und gestaltet Ihre Arbeit effizienter.
Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, aber am besten ist es, ein Tool zu verwenden, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. Tools wie Power BI bieten eine große Auswahl an Funktionen, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Sie können damit Ihre Daten importieren, analysieren und visualisieren. Alles, was Sie dann noch tun müssen, ist, die Ergebnisse mit Ihren Kollegen oder Kunden zu teilen. Somit gibt es aus unserer Sicht aktuell keinen Grund mehr, für diese Aufgaben Excel zu verwenden. Automatisierung hat besonders in den Bereichen Datenerhebungen und Analysen längst Einzug gehalten.
Weitere Infos und Unterstützung bei den ersten Schritten zur automatisierten Datenauswertung erhalten Sie von unserer Premium-Beraterin Diana Ackermann – United Innovators https://www.united-innovators.com/expert/diana-ackermann/.
Diana Ackermann von der BD-A GmbH ist Expertin für verständliche Datenauswertungen und Visualisierungen, die Unternehmen jeden Tag dabei helfen, datenbasiert Entscheidungen zu treffen. (www.bd-a.de/power-bi)