Dem Fachkräftemangel begegnen: Wie Sie Prozesse automatisieren, Kapazitäten sparen und Know-how optimal nutzen

Qualifizierte Mitarbeiter*innen sind schwer zu finden und noch schwerer zu halten, wenn Ihr Unternehmen ständig wächst. Sie müssen einen Weg finden, Mitarbeitende bestmöglich und ohne zu viel aufwendige manuelle Routine einzusetzen. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Durch automatisierte Prozessierung von einfachen beziehungsweise wiederkehrenden Aufgaben können Personalkapazitäten freigesetzt werden, so dass qualifizierte Mitarbeiter*innen wiederum für wichtigere Projekte eingesetzt werden können.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf einige Möglichkeiten ein, wie Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren können, um Kapazitäten zu sparen und Ihre Mitarbeiter*innen besser zu nutzen! Darüber hinaus können digitale Prozesse dem Fachkräftemangel entgegenwirken, denn dort wo Sie keine oder zu wenig Personal-Kapazitäten einsetzen können, helfen Ihnen automatisierte Abläufe, ressourcenarm zu arbeiten.

Eine wichtige Möglichkeit ist es, Arbeitsprozesse so zu automatisieren, dass Sie mit Hilfe verschiedener Tools Aufgaben erstellen und den Mitarbeitern zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt verfolgen können. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, um kleine Projekte oder alltägliche Aufgaben zu verwalten, die nicht viel Interaktion mit den Mitarbeitern erfordern, sondern autark ablaufen können.

Eine weitere Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren, ist der Einsatz von Software, die sich wiederholende Aufgaben automatisiert. Hierzu gibt es vielfältige Möglichkeiten, von Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) bis hin zu Projektmanagement-Software. Die Automatisierung dieser Aufgaben spart nicht nur Zeit, sondern gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.

Für jeden Bereich der Unternehmen gibt es die Möglichkeit der automatisierten, digitalen Prozess-Abbildung. Das gilt für den Personalbereich genauso wie für die Buchhaltung.  

Versetzen wir uns in den Tagesablauf eines Mitarbeitenden und schauen wir uns an, welche Aufgaben ständig wiederholt werden müssen:  

• Sich regelmäßig bei den Kunden melden
• Rechnungen verschicken
• Zahlungen nachverfolgen
• Die CRM-Software aktualisieren
• Auf Kundenanfragen reagieren
• Daten in das System eingeben
• Ausschreibungen auf Stellenbörsen veröffentlichen
• Um Terminvereinbarungen kümmern
• Zahlungsflüsse beobachten und das Mahnwesen kontrollieren

All diese Aufgaben sind wichtig, aber sie können auch zeitaufwendig sein. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es ein enormer Luxus, dieKolleg*innen mit solch einfachen und leicht zu automatisierenden Aufgaben zu beschäftigen.  

Hier kommt die Prozess-Automatisierung ins Spiel. Die digitale Organisation von Aufgaben kann Ihren Mitarbeiter*innen Zeit und Energie sparen, so dass sie sich auf wichtigere Projekte konzentrieren können. Außerdem können Sie auf diese Weise Fristen, Fortschritte und Ergebnisse auf Wiedervorlage legen und somit leicht verfolgen. Hier sind einige Möglichkeiten, welche Aufgaben Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren können.

1. Was sind die am häufigsten automatisierten Aufgaben in Unternehmen?

Es gibt eine Reihe von Aufgaben, die in Unternehmen üblicherweise automatisiert werden, darunter Dateneingabe, Terminplanung und das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Die am häufigsten automatisierten Aufgaben liegen dabei in der  Buchhaltung und im Finanzmanagement.

So können zum Beispiel durch die effiziente Auslagerung des Forderungsmanagements neue Ressourcen geschaffen werden. Ein Outsourcing des kaufmännischen Mahnverfahrens bis hin zum Inkassoprozess an einen Spezialisten wie die coin4 Solutions GmbH ist daher eine sinnvolle Ergänzung der eigenen Wertschöpfungskette und entlastet die eigenen Mitarbeiter*innen in der Finanzbuchhaltung.

Mit der 100%igen White-Label-Lösung kümmern sich die Profis um die Bearbeitung und Überwachung Ihrer Außenstände – vollautomatisiert und kostengünstig. 

Die Experten erstellen höchst wirkungsvolle, deeskalierende Mahnschreiben, die auf die Minimierung von Beschwerden ausgerichtet sind. Die vollautomatisierten Prozesse ermöglichen eine effektive Bearbeitung selbst größter Forderungsvolumina – daher können die Experten in der Regel eine deutlich höhere Realisierungsquote bei vergleichsweise geringen Kosten vorweisen als eine hauseigene Mahnabteilung. 

Weitere Aufgaben, die häufig automatisiert werden, befinden sich in der Personalverwaltung (HR). Die Automatisierung von HR-Aufgaben spart für die Abteilung Zeit bei der Rekrutierung, im Schulungsbereich und im Leistungsmanagement.

Auch im Bereich Marketing kann durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, wie Newsletterversand, Social Media Postings oder Erstellung von Auswertungen ein enormes Budget eingespart werden, welches dann für Werbemaßnahmen und Marktforschung eingesetzt werden kann.

Großes Potenzial bietet hierbei auch der Vertrieb. Durch die Automatisierung von Vertriebsaufgaben wie beispielsweise der Lead-Generierung, dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM), der Wiedervorlage und der Auftragsabwicklung können die Key Account Manager mehr Zeit in Vertragsverhandlungen und die fachliche Beratung Ihrer Kunden investieren. .

2. Die Vorteile der Automatisierung dieser Aufgaben liegen auf der Hand

Die Automatisierung von Aufgaben in Unternehmen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Sie kann die Genauigkeit der Dateneingabe verbessern und die Gefahr menschlicher Fehler verringern. Darüber hinaus können automatisierte Prozesse dazu beitragen, dass die Mitarbeiter*innen mehr Zeit in wichtigere und vor allem komplexere Aufgaben investieren können.

Ein weiterer Vorteil ist die Steigerung derMitarbeiterzufriedenheit. Wenn Mitarbeiter*innen mehr Zeit mit Aufgaben verbringen können, die sie gut beherrschen und die ihnen Spaß machen, sind sie in der Regel glücklicher mit ihrer Arbeit und von lästigen Routinen befreit. Darüber hinaus können sie neue Projektansätze verfolgen und ihre Zeit für herausfordernde, individuelle Aufträge oder auch für eigene die Weiterbildung nutzen.

Auch der Kundenservice kann von einer Digitalisierung der Prozesse profitieren. Wenn die Kunden weniger lange auf die Beantwortung von Anfragen oder die Fertigstellung vonProjekten warten müssen, sind sie im Allgemeinen zufriedener mit dem Unternehmen. Dies zahlt wiederum positiv auf die Kundenbindung ein, was bares Geld spart. Denn bekanntermaßen sind die Kosten der Neukundengewinnung um Einiges höher als die Kosten einer effizienten Bestandskundenpflege.

Die Automatisierung von Aufgaben ist demnach eine großartige und heute geradezu unumgängliche Maßnahme für Unternehmen, Ressourcen besser zu planen und einzusetzen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Kundenbindung zu stärken. Wenn Sie Aufgaben in Ihrem Unternehmen automatisieren möchten sprechen Sie gerne Ihre Digitalisierungsberater*innen an und lassen Sie sich in einer unverbindlichen Analyse Ihre Einsparungs- und Optimierungspotentiale aufzeigen. Eine Übersicht unserer Berater*innen finden Sie hier auf United Innovators.

3. Wie man bestimmt, welche Aufgaben automatisiert werden sollten

Bestimmen Sie zuerst, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen welche Ressourcen einnehmen. Ressouren können Zeit, Geld oder menschliche Arbeitskraft sein. Im zweiten Schritt überlegen Sie, welche Aufgaben für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden am wichtigsten sind. Sobald Sie diese Aufgaben identifiziert haben, können Sie damit beginnen, Automatisierungs-Optionen zu prüfen.

Bei der Entscheidung, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, sind eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen.

Dazu gehören:

• Wie oft wird die Aufgabe ausgeführt?
• Wie lange dauert die Aufgabe?
• Wie viele Personen sind für die Erledigung der Aufgabe erforderlich?
• Wie komplex ist die Aufgabe?
• Wie hoch ist die erforderliche Genauigkeit für die Aufgabe?
• Istdie Aufgabe geschäftskritisch?
• Erleichtert eine Automatisierung der Aufgabe den Mitarbeiter*innen die Arbeit?

Wenn Sie all diese Faktoren berücksichtigt haben, sollten Sie in der Lage sein, herauszufinden, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen für eine Automatisierung in Frage kommen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine bestimmte Aufgabe automatisieren können, gibt es eine Reihe von Digitalisierungsberater*innen, die Sie gerne im weiteren Prozess unterstützen.

4. Die mit der Automatisierung von Aufgaben verbundenen Risiken

Die Automatisierung von Aufgaben birgt einige Risiken in sich.

Erstens: Wenn eine Aufgabe automatisiert wird und etwas schief geht, kann es schwierig sein, herauszufinden, wie das Problem zu beheben ist. Das liegt daran, dass der Automatisierungsprozess kompliziert und undurchsichtig sein kann.

Zweitens: Wenn eine Aufgabe automatisiert wird und die Person, die für diese Aufgabe verantwortlich war, das Unternehmen verlässt, kann es für eine andere Person schwierig sein, die Aufgabe zu übernehmen oder sich in die Prozesse einzuarbeiten. Und wenn eine Aufgabe automatisiert wurde und sich als weniger effizient als erwartet herausstellt, kann es kostspielig und zeitaufwändig sein, die Automatisierung rückgängig zu machen.

Trotz dieser Risiken kann die Automatisierung von Aufgaben Ihrem Unternehmen auf lange Sicht Zeit und Geld sparen.

5. Tipps für die erfolgreiche Umsetzung der Automatisierung

Es gibt aber natürlich ein paar Dinge, die Sie tun können, um die erfolgreiche Umsetzung der Automatisierung von Aufgaben zu beeinflussen. Am wichtigsten: Kennen Sie Ihre Geschäftsprozesse, die Sie zu automatisieren versuchen, genau. Führen Sie vor jeder geplanten Prozessänderung eine genaue Analyse durch, um das Automatisierungspotenzial bewerten zu können (siehe Punkt 3.).

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen unbedingt in den Prozess der Planung und Umsetzung der Automatisierung ein. Sie können ihr produktives Know-how einfließen lassen und den eigenen Nutzen der Modernisierungsmaßnahmen erkennen. So stellen Sie sicher, dass die neuen Prozesse gerne angenommen werden, weil sie sich selbst einbringen konnten, und am Ende auch eine wirkliche Effizienzsteigerung erreicht wird. Schließlich ist es wichtig, dass Sie Ihre Automatisierungsprozesse testen, bevor Sie sie unternehmensweit einführen. So können Sie eventuelle Fehler rechtzeitig erkennen und sicherstellen, dass der Prozess am Ende effizient läuft.

Die Automatisierung von Aufgaben kann Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen – wenn der Prozess sorgfältig geplant und durchgeführt wird. In diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen aufgezeigt, dass Sie Aufgaben automatisieren können, um Personalkapazitäten in Ihrem Unternehmen einzusparen und das Potenzial Ihrer Fachkräfte optimal zu nutzen. Außerdem haben wir Ihnen Tipps gegeben, in welchen Bereichen besonders viele Automatisierungsmöglichkeiten schlummern.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Blogbeitrag gefallen hat. Wenn Sie Fragen haben, können Sie diese gerne an uns  per Mail an info@u-i.io senden.

Ihre Digitalisierungsberater:innen stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Vielen Dank fürs Lesen und Ihnen viel Erfolg und Freude bei der Umsetzung Ihrer Automatisierungen!